Świadectwo pracy: co to jest i kiedy je dostaniesz

W skrócie

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wydaje po zakończeniu umowy o pracę. Potwierdza okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar etatu i sposób rozwiązania umowy, nie zawiera natomiast opinii o pracowniku. Pracodawca wydaje je niezwłocznie, a gdy nie może zrobić tego od razu, w ciągu 7 dni.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy

Obowiązek wynika z art. 97 Kodeksu pracy. Świadectwo pracy dostajesz, gdy kończy się umowa o pracę, czyli przy wypowiedzeniu, porozumieniu stron, upływie umowy na czas określony albo jej wygaśnięciu. Pracodawca nie wydaje go tylko wtedy, gdy w ciągu 7 dni zawiera z tobą kolejną umowę o pracę.

Świadectwo powinno trafić do ciebie w dniu zakończenia pracy. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca ma 7 dni na wysłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób. Świadectwo przysługuje wyłącznie przy umowie o pracę. Przy umowie zlecenia czy o dzieło możesz poprosić o zwykłe zaświadczenie o okresie współpracy.

Jeśli pracodawca nie wyda świadectwa w terminie, najpierw upomnij się o nie na piśmie. Gdy to nie pomoże, możesz zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy albo złożyć pozew do sądu pracy, który zobowiąże pracodawcę do wydania świadectwa.

Co zawiera świadectwo pracy

okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy,
zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje,
rodzaj umowy i sposób jej rozwiązania,
informacje potrzebne do ustalenia twoich praw, na przykład o wykorzystanym urlopie,
na twoje żądanie także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz zdobytych kwalifikacjach.

W świadectwie nie ma oceny twojej pracy. Jeśli chcesz pokazać przyszłemu pracodawcy, jak pracowałeś, poproś o list polecający. Jak to zrobić, piszemy w artykule o referencjach od pracodawcy.

Co sprawdzić w świadectwie od razu po odbiorze

Na sprostowanie masz tylko 14 dni, dlatego świadectwo przeczytaj jeszcze tego samego dnia i porównaj z umową, aneksami i ostatnimi paskami wynagrodzenia. Zwróć uwagę zwłaszcza na te punkty:

Daty zatrudnienia: od pierwszego do ostatniego dnia umowy, łącznie z okresami poprzednich umów u tego samego pracodawcy, jeśli świadectwo ma je obejmować.
Wymiar czasu pracy: cały etat albo jego część, na przykład 1/2 etatu.
Stanowiska: wszystkie, które zajmowałeś, jeśli zmieniały się w trakcie pracy.
Tryb rozwiązania umowy: kto ją rozwiązał i w jaki sposób, na przykład porozumienie stron albo wypowiedzenie przez pracownika.
Urlop: ile dni wykorzystałeś w roku, w którym kończy się umowa.
Okresy nieskładkowe, na przykład dni zwolnienia lekarskiego, za które dostałeś wynagrodzenie albo zasiłek chorobowy.

Jeśli coś się nie zgadza, nie czekaj. Najprościej zadzwonić do działu kadr i od razu wysłać pisemny wniosek, którego wzór znajdziesz niżej.

Błąd w świadectwie: jak poprosić o sprostowanie

Masz 14 dni od otrzymania świadectwa na pisemny albo elektroniczny wniosek do pracodawcy o jego sprostowanie.
Pracodawca ma 7 dni na odpowiedź. Jeśli uzna wniosek, wydaje nowe świadectwo.
Jeśli odmówi, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie możesz złożyć pozew o sprostowanie do sądu pracy.

Terminy są krótkie i liczą się w dniach kalendarzowych, dlatego świadectwo sprawdź od razu. Najczęstsze pomyłki dotyczą dat zatrudnienia, trybu rozwiązania umowy i liczby dni urlopu.

Zgubione świadectwo i firma, której już nie ma

Jeśli zgubisz świadectwo, poproś byłego pracodawcę o odpis. Gdy firma przestała istnieć, dokumentację pracowniczą zwykle przejmuje przechowawca. Kto nim jest, możesz ustalić przez archiwa państwowe albo ZUS. Świadectwa przydają się później przy emeryturze i przy rejestracji w urzędzie pracy.

Świadectwo pracy a CV

Do CV nie dołączasz świadectw pracy, chyba że pracodawca wyraźnie o nie poprosi. Świadectwo przydaje się jednak przy pisaniu CV: masz w nim dokładne daty i nazwy stanowisk. Rekruterzy coraz częściej sprawdzają, czy daty w CV zgadzają się z dokumentami, więc przepisz je właśnie ze świadectw.

Jak ułożyć doświadczenie, żeby było czytelne, pokazujemy w poradniku jak napisać CV. Jeśli odchodzisz z pracy, przeczytaj też, jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę.

Gotowy wzór do skopiowania

Uzupełnij dane w nawiasach i wyślij pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

[Miejscowość], [data]

[Imię i nazwisko]
[Adres]

[Nazwa pracodawcy]
[Adres pracodawcy]

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Na podstawie art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy wnoszę o sprostowanie świadectwa pracy wydanego mi dnia [data otrzymania] w zakresie:
[np. okresu zatrudnienia: jest od 01.03.2023 do 31.08.2025, powinno być od 01.02.2023 do 31.08.2025].

Uzasadnienie: [krótko, z czego wynika błąd, np. umowa o pracę z dnia 01.02.2023].

Proszę o wydanie nowego świadectwa pracy uwzględniającego powyższą zmianę.

[Podpis]

Najczęstsze pytania

Ile pracodawca ma czasu na wydanie świadectwa pracy?

Świadectwo powinno być wydane w dniu zakończenia umowy. Jeśli to niemożliwe, pracodawca ma 7 dni na przesłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób.

Czy przy umowie zlecenia dostanę świadectwo pracy?

Nie. Świadectwo przysługuje tylko przy umowie o pracę. Przy umowie zlecenia możesz poprosić o zaświadczenie o okresie współpracy.

Ile mam czasu na sprostowanie świadectwa pracy?

14 dni od jego otrzymania na wniosek do pracodawcy. Gdy pracodawca odmówi, masz 14 dni od zawiadomienia o odmowie na pozew do sądu pracy.

Czy trzeba dołączać świadectwa pracy do CV?

Nie, chyba że pracodawca o nie poprosi. Warto jednak przepisać z nich dokładne daty i nazwy stanowisk, żeby CV zgadzało się z dokumentami.