CV w PDF czy w Wordzie: jaki format wybrać

W skrócie

Najbezpieczniej wysłać CV w PDF. Plik wygląda tak samo na każdym komputerze i telefonie, a systemy ATS czytają go bez problemu, jeśli tekst da się zaznaczyć. Word wybierz tylko wtedy, gdy pracodawca albo agencja wprost o niego prosi. Plik nazwij imieniem i nazwiskiem, na przykład „Anna-Kowalska-CV.pdf”.

Dlaczego PDF jest zwykle lepszy

Wygląd się nie zmienia. Czcionki, odstępy i kolumny są takie same na każdym urządzeniu.
Nikt przypadkiem nie zmieni treści, na przykład przy otwieraniu w innym programie.
Otworzysz go w telefonie bez dodatkowej aplikacji, a rekruterzy często czytają CV właśnie na telefonie.
Systemy ATS czytają PDF z tekstem tak samo dobrze jak plik Worda.

Plik Worda otwarty w innej wersji programu albo w innym edytorze potrafi się rozjechać: tabela przechodzi na drugą stronę, zdjęcie przesuwa się na tekst, a zamiast polskich liter pojawiają się znaki zastępcze.

Kiedy wysłać CV w Wordzie

Gdy ogłoszenie albo formularz wprost wymaga pliku DOC lub DOCX.
Gdy agencja rekrutacyjna prosi o wersję edytowalną. Agencje często przenoszą CV do własnego szablonu i usuwają z niego dane kontaktowe przed wysłaniem do klienta.
Gdy rekruter prosi o poprawienie czegoś w CV i chce zobaczyć zmiany.

Jeśli nie wiesz, który format wybrać, wyślij PDF. W razie potrzeby rekruter poprosi o inny.

Jeśli wysyłasz Word, zapisz plik w nowszym formacie DOCX, a nie DOC, i otwórz go jeszcze raz przed wysłaniem, żeby sprawdzić układ.

PDF a system ATS

System ATS wyciąga tekst z pliku i szuka w nim słów kluczowych z ogłoszenia. Problem pojawia się wtedy, gdy PDF jest zdjęciem albo skanem. System nie widzi wtedy żadnego tekstu i twoje CV może odpaść, choć wygląda dobrze.

Otwórz swój PDF i spróbuj zaznaczyć myszką fragment tekstu.
Skopiuj go i wklej do notatnika. Jeśli tekst pojawia się poprawnie, ATS też go przeczyta.
Jeśli nie da się niczego zaznaczyć, plik jest obrazem. Wygeneruj go jeszcze raz z edytora albo kreatora, a nie ze skanera czy zrzutu ekranu.

Jak dobrać słowa, których szuka ATS, wyjaśniamy w tekście słowa kluczowe w CV.

Jak nazwać plik CV

Rekruter dostaje dziesiątki plików o nazwie „CV.pdf”. Twoje powinno dać się znaleźć od razu. Dobre nazwy:

Anna-Kowalska-CV.pdf
Anna-Kowalska-CV-magazynier.pdf, jeśli aplikujesz na konkretne stanowisko,
Anna-Kowalska-list-motywacyjny.pdf, gdy wysyłasz też list.

Unikaj nazw typu „cv_final_v3_poprawione.pdf”, „Nowy dokument.pdf” albo samych cyfr. Polskie znaki w nazwie pliku czasem psują się w starszych systemach, dlatego bezpieczniej pisać „Kowalska” niż „Kowalśka” i „lodz” zamiast „łódź”.

Rozmiar pliku i jedna czy dwie strony

Portale z ogłoszeniami i skrzynki pocztowe mają limity załączników. Trzymaj CV poniżej 2 MB. Najczęściej powiększa je zdjęcie w bardzo wysokiej rozdzielczości albo grafika w tle. Zmniejsz zdjęcie przed wstawieniem albo zapisz PDF z mniejszą jakością obrazów.

Wyślij CV i list motywacyjny jako dwa osobne pliki albo jeden PDF, jeśli formularz pozwala dodać tylko jeden. Nie wysyłaj CV jako linku do dysku w chmurze, chyba że pracodawca o to prosi. Link może wygasnąć albo wymagać logowania. Częste usterki w samym dokumencie opisujemy w tekście błędy w CV.

Jak zapisać CV jako PDF

W Wordzie wybierz Plik, Zapisz jako i format PDF. W Dokumentach Google: Plik, Pobierz, Dokument PDF. Na telefonie skorzystaj z opcji udostępniania albo drukowania do PDF. Po zapisaniu otwórz plik i sprawdź, czy nic się nie przesunęło, zwłaszcza na drugiej stronie. W kreatorze CV plik PDF powstaje od razu w gotowym układzie, więc niczego nie musisz konwertować.

Formaty, których lepiej nie wysyłać

Nie wysyłaj CV w formacie ODT z LibreOffice ani Pages z komputera Apple, bo nie każdy rekruter je otworzy. Zdjęcie CV w JPG albo PNG też się nie nadaje: system ATS go nie przeczyta, a rekruter nie skopiuje z niego danych. Jeśli masz CV tylko na papierze, przepisz je do edytora albo kreatora.

Wysyłka mailem i przez formularz

Przy wysyłce mailem plik dołącz jako załącznik i napisz krótką wiadomość. Wzór znajdziesz w tekście mail z CV do pracodawcy. W formularzu na stronie firmy sprawdź po wysłaniu, czy plik się wgrał, bo niektóre formularze odrzucają pliki bez komunikatu.

Przy aplikacji do instytucji unijnych albo projektów finansowanych z funduszy UE możesz trafić na wymóg CV w formacie Europass. Co to jest i kiedy go używać, opisujemy w tekście CV Europass.

Gotowy wzór do skopiowania

Sprawdź każdy punkt przed kliknięciem „Wyślij”.

Lista kontrolna przed wysłaniem pliku z CV

- Format: PDF, chyba że ogłoszenie wymaga DOCX
- Nazwa pliku: [Imię-Nazwisko]-CV.pdf albo [Imię-Nazwisko]-CV-[stanowisko].pdf
- Tekst da się zaznaczyć i skopiować
- Rozmiar poniżej 2 MB
- Polskie litery wyświetlają się poprawnie
- Dane kontaktowe są aktualne
- Klauzula RODO jest dodana, jeśli wymaga jej ogłoszenie
- List motywacyjny jako osobny plik, jeśli go wysyłasz

Najczęstsze pytania

W jakim formacie wysłać CV?

Najlepiej w PDF. Word wybierz tylko wtedy, gdy pracodawca albo agencja wprost o niego prosi.

Czy system ATS czyta CV w PDF?

Tak, jeśli PDF zawiera tekst, który da się zaznaczyć. Skanu albo zdjęcia CV system nie przeczyta.

Jak nazwać plik z CV?

Imieniem i nazwiskiem, na przykład Anna-Kowalska-CV.pdf. Możesz dodać nazwę stanowiska.

Jaki rozmiar powinien mieć plik CV?

Najlepiej poniżej 2 MB. Jeśli plik jest większy, zmniejsz zdjęcie albo grafiki.