Mail z CV do pracodawcy: wzór i zasady

W skrócie

Mail z CV powinien mieć temat ze stanowiskiem i twoim imieniem, 3 do 5 zdań treści i załącznik w PDF nazwany imieniem i nazwiskiem. W treści napisz, na jakie stanowisko aplikujesz, dlaczego pasujesz i jak się z tobą skontaktować. Długi tekst zostaw na list motywacyjny.

Temat wiadomości

Temat to pierwsza rzecz, którą widzi rekruter w skrzynce pełnej zgłoszeń. Musi od razu powiedzieć, czego dotyczy wiadomość. Jeśli ogłoszenie ma numer referencyjny, wpisz go w temacie.

Dobrze: „Aplikacja na stanowisko Magazynier, nr ref. MG-12, Jan Kowalski”
Dobrze: „CV: Specjalistka ds. księgowości, Anna Nowak”
Źle: „CV”, „Praca”, „Zgłoszenie” albo pusty temat

Co napisać w treści maila

Treść maila to nie list motywacyjny. Wystarczą trzy krótkie akapity: powitanie i stanowisko, jedno lub dwa zdania o tym, co możesz dać firmie, oraz informacja o załącznikach i kontakcie. Jeśli pracodawca prosi o list motywacyjny, dołącz go jako osobny plik. Jak go napisać, wyjaśniamy w poradniku jak napisać list motywacyjny.

Zwracaj się formalnie: „Dzień dobry” albo „Szanowni Państwo”. Jeśli znasz nazwisko osoby prowadzącej rekrutację, użyj go. Unikaj skrótów, emotikonów i pisania z prywatnego adresu o niepoważnej nazwie. Najlepiej, żeby adres zawierał twoje imię i nazwisko.

Załączniki: format i nazwy plików

Wysyłaj CV w PDF. Plik Word może się rozjechać u odbiorcy.
Nazwij plik imieniem i nazwiskiem: Jan_Kowalski_CV.pdf, a nie CV_final_2.pdf.
Pilnuj rozmiaru: CV i list razem najlepiej do 2 MB.
Dodaj klauzulę RODO, jeśli pracodawca jej wymaga. Gotową treść znajdziesz w artykule o klauzuli RODO w CV.
Nie wysyłaj linków do dysków, które wymagają logowania albo zgody na dostęp.

Najczęstsze błędy w mailu z CV

Wysyłka do kilku firm naraz w jednym mailu, z widocznymi adresami innych odbiorców.
Zły zwrot do odbiorcy: „Szanowny Panie”, gdy rekrutację prowadzi kobieta, albo nazwa innej firmy w treści skopiowanej z poprzedniego maila.
Brak załącznika. Zanim klikniesz „wyślij”, otwórz załączony plik i sprawdź, czy to właściwe CV.
Za duży plik albo kilka zdjęć zamiast jednego PDF.
Literówki w temacie i w pierwszym zdaniu. To one robią pierwsze wrażenie.
Brak podpisu z numerem telefonu. Rekruter często woli zadzwonić niż pisać.

Jeśli ogłoszenie prosi o coś konkretnego, na przykład o oczekiwania finansowe albo termin, od kiedy możesz zacząć, odpowiedz na to w treści maila jednym zdaniem. Pominięcie takiej prośby wygląda na nieuważne czytanie ogłoszenia.

Mail do firmy, która nie ma ogłoszenia

Mail z CV możesz wysłać także do firmy, która akurat nikogo nie szuka. Wtedy w temacie i w pierwszym zdaniu napisz, o jakiej roli myślisz, a w drugim, dlaczego wybrałeś właśnie tę firmę. Ogólne „szukam jakiejkolwiek pracy” zwykle zostaje bez odpowiedzi. Więcej o takich zgłoszeniach przeczytasz w tekście o ukrytym rynku pracy.

Po rozmowie kwalifikacyjnej warto wysłać krótką wiadomość z podziękowaniem. Wzór znajdziesz w tekście podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej.

Kiedy wysłać i kiedy się przypomnieć

Najlepiej w dni robocze, rano. Jeśli po tygodniu lub dwóch nie ma odpowiedzi, możesz wysłać jedno krótkie przypomnienie w tym samym wątku. Sprawdź wcześniej, czy ogłoszenie nie podaje terminu odpowiedzi. Wtedy poczekaj do jego końca.

Przypomnienie pisz uprzejmie i krótko, na przykład: „Dzień dobry, chciałbym upewnić się, czy moje zgłoszenie na stanowisko magazyniera dotarło. Chętnie odpowiem na pytania”. Bez pretensji i bez ponaglania. Jeśli nadal nie ma odpowiedzi, skup się na kolejnych ofertach.

Mail z CV po angielsku

Gdy ogłoszenie jest po angielsku albo firma działa międzynarodowo, napisz maila i CV po angielsku. Zasady są te same: konkretny temat, trzy krótkie akapity i PDF z twoim imieniem i nazwiskiem. Gotowy angielski wzór znajdziesz w angielskiej wersji tego poradnika.

Jakich danych nie wysyłać

Na etapie wysyłania CV pracodawca nie potrzebuje twojego numeru PESEL, skanu dowodu osobistego, numeru konta ani zdjęć dokumentów. Takie dane przekazujesz dopiero przy zatrudnieniu, zwykle w kadrach. Jeśli ogłoszenie prosi o nie już na starcie, zachowaj ostrożność i sprawdź firmę, zanim cokolwiek wyślesz.

Gotowy wzór do skopiowania

Podmień dane w nawiasach. Zostaw wiadomość krótką: szczegóły są w CV.

Wzór maila z CV do pracodawcy

Temat: Aplikacja na stanowisko [nazwa stanowiska], [imię i nazwisko]

Dzień dobry,

w odpowiedzi na ogłoszenie opublikowane na [portal] przesyłam swoje zgłoszenie na stanowisko [nazwa stanowiska].

Od [liczba] lat pracuję jako [zawód], [jedno zdanie o najważniejszym doświadczeniu, np. odpowiadam za obsługę 40 klientów biznesowych]. Chętnie wykorzystam to doświadczenie w [nazwa firmy].

W załączniku przesyłam CV [oraz list motywacyjny]. Jestem dostępny pod numerem [telefon] i chętnie odpowiem na pytania.

Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Telefon]

Najczęstsze pytania

Co wpisać w temacie maila z CV?

Nazwę stanowiska, numer referencyjny z ogłoszenia, jeśli jest, oraz swoje imię i nazwisko, na przykład: „Aplikacja na stanowisko Magazynier, nr ref. MG-12, Jan Kowalski”.

Czy mail z CV może być pusty, tylko z załącznikiem?

Lepiej nie. Pusta wiadomość wygląda na wysłaną masowo i może trafić do spamu. Wystarczą trzy krótkie akapity.

W jakim formacie wysłać CV mailem?

W PDF, z nazwą pliku zawierającą imię i nazwisko, na przykład Anna_Nowak_CV.pdf.

Kiedy przypomnieć się po wysłaniu CV?

Po tygodniu lub dwóch, jedną krótką wiadomością w tym samym wątku. Jeśli ogłoszenie podaje termin odpowiedzi, poczekaj do jego końca.