Odpowiedź na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną

Co napisać w potwierdzeniu

1. Podziękuj za zaproszenie.
2. Powtórz datę, godzinę i formę rozmowy: w biurze, przez telefon albo online.
3. Przy rozmowie w biurze upewnij się co do adresu, piętra i osoby, o którą pytać.
4. Przy rozmowie online zapytaj o link i program, jeśli nie ma ich w zaproszeniu.
5. Podpisz się imieniem, nazwiskiem i numerem telefonu.

Powtórzenie terminu chroni przed pomyłką. Jeśli źle zrozumiałeś godzinę, rekruter od razu cię poprawi. Jak przygotować się do samej rozmowy, opisujemy w poradniku rozmowa kwalifikacyjna.

Zapisz termin rozmowy w kalendarzu od razu po wysłaniu odpowiedzi i ustaw przypomnienie dzień wcześniej. Jeśli rozmowa jest w biurze, sprawdź też dojazd i to, ile czasu zajmie ci znalezienie wejścia do budynku.

Gdy termin ci nie pasuje

To normalna sytuacja, rekruterzy są do niej przyzwyczajeni. Odpowiedz szybko, podziękuj i zaproponuj dwa lub trzy konkretne terminy w ciągu najbliższych dni. Nie musisz szczegółowo tłumaczyć powodu. Wystarczy „ze względu na wcześniejsze zobowiązania zawodowe”.

Unikaj odpowiedzi „pasuje mi każdy termin”, jeśli to nieprawda. Lepiej od razu podać realne okna czasowe niż potem odwoływać spotkanie.

Jeśli rekruter zaproponuje kolejny termin, potwierdź go tak samo jak pierwszy: z datą, godziną i formą rozmowy.

Rozmowa online i telefoniczna

Przy rozmowie online w odpowiedzi potwierdź, że link działa, albo poproś o jego przesłanie. Dzień wcześniej sprawdź kamerę, mikrofon i połączenie. Wskazówki techniczne i to, jak się zachować przed kamerą, zebraliśmy w tekście rozmowa rekrutacyjna online.

Przy rozmowie telefonicznej potwierdź numer, pod który rekruter zadzwoni, i wybierz miejsce, gdzie nikt nie będzie ci przeszkadzał.

Telefon naładuj wcześniej i wycisz inne powiadomienia.

Gdy chcesz zrezygnować

Jeśli przyjąłeś inną ofertę albo zmieniłeś plany, napisz od razu. Podziękuj za zaproszenie, krótko poinformuj o rezygnacji i życz powodzenia w rekrutacji. Nie musisz podawać szczegółów. Taka wiadomość zostawia dobre wrażenie i nie zamyka drogi na przyszłość.

Ton i forma odpowiedzi

Odpowiadaj tak, jak napisano do ciebie. Jeśli rekruter pisze formalnie, użyj „Szanowna Pani” albo „Dzień dobry, Pani Anno” i zakończ „Z poważaniem”. Jeśli pisze swobodniej, możesz odpowiedzieć „Dzień dobry” i „Pozdrawiam”. Unikaj emotikonów, skrótów i pisania wielkimi literami.

Jeśli zaproszenie przyszło SMS-em albo telefonicznie, wystarczy krótkie potwierdzenie tą samą drogą. Warto jednak poprosić o szczegóły mailem, żeby mieć adres, godzinę i nazwisko osoby prowadzącej rozmowę na piśmie.

Prośba o zmianę terminu: przykład

Możesz napisać na przykład: „Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie na rozmowę na stanowisko magazyniera. Niestety w czwartek o 10:00 mam wcześniejsze zobowiązanie zawodowe. Czy mogę zaproponować piątek o 9:00 albo poniedziałek po 14:00? Jeśli te terminy nie pasują, dostosuję się do innej propozycji. Pozdrawiam, Jan Kowalski”.

Taka wiadomość pokazuje, że traktujesz rozmowę poważnie, a jednocześnie szanujesz swój czas i czas rekrutera.

Rezygnacja z rozmowy: przykład

Na przykład: „Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie na rozmowę. Chciałbym poinformować, że przyjąłem inną ofertę pracy, dlatego rezygnuję z udziału w rekrutacji. Dziękuję za czas i życzę powodzenia w znalezieniu kandydata. Pozdrawiam, Jan Kowalski”.

Co sprawdzić przed rozmową

• Czym zajmuje się firma i jakie ma produkty lub usługi.
• Wymagania z ogłoszenia i które z nich możesz poprzeć przykładem.
• Swoje CV: daty, stanowiska i szczegóły, o które mogą zapytać.
• Dojazd i czas podróży, z zapasem 15 minut.
• Dokumenty, o które prosi firma, na przykład certyfikaty albo portfolio.

Po rozmowie

Odpowiedź na zaproszenie i podziękowanie po rozmowie to dwie wiadomości, które razem budują obraz osoby rzetelnej. Wzór drugiej znajdziesz w tekście podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej. Przed spotkaniem przejrzyj też najczęstsze pytania rekrutacyjne.

Zanim pójdziesz na rozmowę, otwórz jeszcze raz swoje CV i ogłoszenie. Rekruter będzie pytał o to, co napisałeś, więc przypomnij sobie szczegóły każdego stanowiska i przygotuj krótkie przykłady.

Gotowy wzór do skopiowania

Podmień dane w nawiasach. Odpowiedz w tym samym wątku, w którym przyszło zaproszenie.

Dzień dobry, Pani [nazwisko] / Panie [nazwisko],

dziękuję za zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko [nazwa stanowiska].

Potwierdzam udział w spotkaniu dnia [data] o godzinie [godzina] [w biurze przy ul. ... / online / telefonicznie].

[Przy rozmowie w biurze: Proszę o informację, o którą osobę mam zapytać w recepcji.]
[Przy rozmowie online: Proszę o przesłanie linku do spotkania.]

Do zobaczenia,
[Imię i nazwisko]
[Telefon]

Najczęstsze pytania