Prośba o referencje: jak poprosić o list polecający

W skrócie

O referencje poproś osobę, która dobrze zna twoją pracę, najlepiej bezpośredniego przełożonego, krótkim mailem albo osobiście. Podaj, do czego są ci potrzebne, i podpowiedz, co warto w nich napisać. Najłatwiej uzyskać je przy odejściu z pracy, gdy twoje osiągnięcia są jeszcze świeże w pamięci.

Referencje to nie świadectwo pracy

Świadectwo pracy pracodawca musi wydać i zawiera ono tylko fakty: daty, stanowisko, tryb rozwiązania umowy. Referencje, czyli list polecający, są dobrowolne i zawierają opinię o tym, jak pracowałeś. Właśnie dlatego są cenne dla kolejnego pracodawcy.

Więcej o tym, jak referencje działają w rekrutacji i jak je wykorzystać, piszemy w poradniku referencje od pracodawcy.

Referencje mogą też wystawić klienci, gdy pracujesz na umowie zlecenia albo prowadzisz firmę. Wtedy taki list zastępuje opinię przełożonego.

Kogo poprosić

Bezpośredniego przełożonego, który widział twoją pracę na co dzień.
Kierownika projektu albo klienta, dla którego pracowałeś.
Promotora albo opiekuna praktyk, jeśli dopiero zaczynasz.
Koordynatora wolontariatu, jeśli to twoje główne doświadczenie.

Wybierz osobę, która powie o tobie coś konkretnego. List od prezesa, który cię nie znał, jest mniej wart niż od kierownika zmiany, który pracował z tobą codziennie.

Jeśli to możliwe, poproś dwie lub trzy osoby, na przykład przełożonego i kierownika projektu. Kilka krótkich opinii z różnych perspektyw przekonuje bardziej niż jedna.

Kiedy i jak poprosić

Najlepiej przy odejściu z pracy albo zaraz po nim.
Zapytaj najpierw, czy osoba w ogóle zgodzi się napisać referencje. Daj jej łatwą możliwość odmowy.
Napisz, do czego potrzebujesz listu, na przykład do rekrutacji na określone stanowisko.
Przypomnij 2 lub 3 konkretne osiągnięcia, które warto wspomnieć. To ułatwia napisanie listu.
Podaj termin, ale bez ponaglania. Tydzień to rozsądny czas.
Podziękuj, niezależnie od odpowiedzi.

Możesz też poprosić o zgodę na podanie numeru telefonu tej osoby jako kontaktu referencyjnego. Wtedy pracodawca zadzwoni, zamiast czytać list.

Jeśli macie dobry kontakt, zapytaj osobiście albo przez telefon, a mail wyślij jako podsumowanie. Dołącz do niego swoje CV, żeby autor listu miał pod ręką daty i stanowiska.

Co powinien zawierać list polecający

Dane firmy i osoby wystawiającej, z jej stanowiskiem i kontaktem.
Okres współpracy i twoje stanowisko.
Najważniejsze obowiązki i osiągnięcia, najlepiej z przykładami.
Cechy, które wyróżniały cię w pracy.
Rekomendację, czyli zdanie, że autor poleca cię kolejnemu pracodawcy.
Datę i podpis.

Rekomendacja na LinkedIn to dobre uzupełnienie listu, bo widzi ją każdy, kto odwiedzi twój profil. Jak zadbać o profil, wyjaśniamy w tekście LinkedIn w rekrutacji.

Jeśli autor o to poprosi, możesz przygotować szkic listu. Wiele osób chętniej podpisze tekst, który tylko poprawi, niż napisze go od zera. Szkic musi być prawdziwy i skromny.

Kontakt referencyjny zamiast listu

Coraz więcej pracodawców woli krótką rozmowę telefoniczną niż list. Zamiast prosić o dokument, zapytaj byłego szefa, czy zgodzi się być osobą kontaktową. Uprzedź go, do jakiej firmy i na jakie stanowisko aplikujesz, żeby nie był zaskoczony telefonem. Rekruter powinien zapytać cię o zgodę, zanim zadzwoni do twojego byłego pracodawcy.

Prośba po latach i gdy ktoś odmówi

Jeśli od wspólnej pracy minęło kilka lat, zacznij od przypomnienia, kim jesteś: stanowisko, dział i lata pracy. Dodaj jeden konkretny projekt, który ta osoba może pamiętać. Napisz krótko, bez długiego tłumaczenia, dlaczego wracasz po czasie.

Jeśli ktoś odmówi albo nie odpowie, nie naciskaj. Podziękuj i poproś inną osobę. Czasem odmowa wynika z zasad firmy, która nie pozwala wystawiać referencji w swoim imieniu. Wtedy możesz poprosić o rekomendację prywatną, na przykład na LinkedIn.

Jak wykorzystać referencje

Nie dołączaj referencji do każdej aplikacji. Wystarczy w CV dopisać, że referencje są dostępne na życzenie, albo załączyć je, gdy ogłoszenie o to prosi. Jeśli wysyłasz CV mailem, o referencjach możesz wspomnieć jednym zdaniem w treści wiadomości, tak jak w naszym wzorze maila z CV do pracodawcy.

Zachowaj list w PDF z podpisem i datą. Gdy pracodawca o niego poprosi, wyślesz go w kilka minut, zamiast prosić byłego szefa drugi raz.

Gotowy wzór do skopiowania

Podmień dane w nawiasach i dopisz 2 lub 3 osiągnięcia, które warto wspomnieć.

Mail z prośbą o referencje

Temat: Prośba o list polecający

Dzień dobry, Pani [imię] / Panie [imię],

szukam nowej pracy na stanowisku [nazwa stanowiska] i chciałbym zapytać, czy zgodziłaby się Pani / zgodziłby się Pan napisać dla mnie krótki list polecający.

Pracowaliśmy razem w [firma] od [rok] do [rok]. Jeśli to pomoże, przypominam projekty, przy których współpracowaliśmy:
- [osiągnięcie 1]
- [osiągnięcie 2]

Byłbym wdzięczny za list do [data], ale rozumiem, jeśli to niemożliwe. Dziękuję za każdą odpowiedź.

Pozdrawiam serdecznie
[Imię i nazwisko]
[Telefon]

Najczęstsze pytania

Jak poprosić o referencje od byłego szefa?

Krótkim mailem albo osobiście: zapytaj, czy się zgodzi, napisz, do czego ich potrzebujesz, i przypomnij 2 lub 3 konkretne osiągnięcia.

Czym różnią się referencje od świadectwa pracy?

Świadectwo pracy jest obowiązkowe i zawiera same fakty. Referencje są dobrowolne i zawierają opinię o twojej pracy.

Czy dołączać referencje do CV?

Tylko gdy ogłoszenie o nie prosi. W innym wypadku wystarczy informacja, że są dostępne na życzenie.

Czy pracodawca musi wystawić referencje?

Nie. Referencje są dobrowolne. Obowiązkowe jest tylko świadectwo pracy.