Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach

W skrócie

Zaświadczenie o zatrudnieniu to dokument od pracodawcy, który potwierdza, że u niego pracujesz, na jakiej umowie i od kiedy, a w wersji o zarobkach także ile zarabiasz. Potrzebujesz go zwykle do kredytu, najmu mieszkania, urzędu albo karty pobytu. Wystarczy poprosić dział kadr mailem albo pismem i napisać, do czego jest potrzebne.

Do czego potrzebne jest zaświadczenie

Kredyt albo leasing. Banki często mają własny formularz, który wypełnia pracodawca.
Najem mieszkania. Właściciele i agencje proszą o potwierdzenie stałego dochodu.
Urzędy i świadczenia, na przykład przy wnioskach, w których liczy się dochód rodziny.
Karta pobytu, zezwolenie albo wiza, jeśli jesteś cudzoziemcem.
Sąd, na przykład w sprawach o alimenty.
Zakup na raty albo umowa abonamentowa z wyższym limitem.

Zanim poprosisz o dokument, sprawdź, czy instytucja ma własny wzór. Oszczędzisz kadrom pracy, a sobie drugiej wizyty.

Co zawiera zaświadczenie

twoje imię, nazwisko i często PESEL,
datę rozpoczęcia pracy i rodzaj umowy, na przykład na czas nieokreślony albo na czas określony do konkretnej daty,
stanowisko i wymiar etatu,
w wersji o zarobkach: przeciętne wynagrodzenie brutto albo netto, zwykle z ostatnich 3 lub 12 miesięcy,
czy jesteś w okresie wypowiedzenia,
czy z twojej pensji są potrącenia, na przykład komornicze, o co pytają banki,
datę, podpis osoby upoważnionej i dane pracodawcy.

Jeśli kwota w zaświadczeniu ma być netto, upewnij się, z jakiego okresu ją policzono. Pensja na rękę różni się między miesiącami, na przykład przy premiach albo nadgodzinach.

Zaświadczenie a świadectwo pracy

Te dwa dokumenty łatwo pomylić. Zaświadczenie o zatrudnieniu dostajesz w czasie pracy, na swoją prośbę, i potwierdza ono obecną sytuację. Świadectwo pracy pracodawca wydaje obowiązkowo po zakończeniu umowy i opisuje cały okres zatrudnienia, w tym tryb jego zakończenia.

Żaden z tych dokumentów nie zawiera opinii o twojej pracy. Jeśli potrzebujesz opinii, na przykład do kolejnej rekrutacji, poproś o list polecający. Jak to zrobić, piszemy w tekście prośba o referencje.

Jak poprosić o zaświadczenie

Napisz do działu kadr albo przełożonego. Podaj, czy potrzebujesz zaświadczenia o samym zatrudnieniu, czy także o zarobkach.
Napisz, do czego jest potrzebne, i z jakiego okresu mają być zarobki, jeśli instytucja tego wymaga.
Dołącz formularz banku albo urzędu, jeśli go masz.
Zapytaj, kiedy możesz odebrać dokument, i czy kadry wyślą go w PDF z podpisem elektronicznym.

W wielu sytuacjach przepisy wymagają takiego zaświadczenia, a pracodawcy zwykle wydają je bez problemu, w ciągu kilku dni. Jeśli kadry odmawiają albo zwlekają bardzo długo, możesz zapytać o sprawę w Państwowej Inspekcji Pracy.

Kadry szybciej przygotują dokument, gdy od razu podasz wszystkie potrzebne informacje: cel, okres zarobków, liczbę egzemplarzy i sposób odbioru.

Na zleceniu, w agencji i we własnej firmie

Na umowie zlecenia poproś zleceniodawcę o zaświadczenie o współpracy i wypłaconych kwotach. Przy pracy tymczasowej zaświadczenie wydaje agencja, bo to ona jest twoim pracodawcą, a nie firma, w której pracujesz na co dzień.

Gdy prowadzisz firmę, bank albo urząd poprosi zwykle o inne dokumenty: zeznanie podatkowe, wyciąg z księgi przychodów i rozchodów albo zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i składkami.

Zaświadczenie o zarobkach do kredytu

Bank ocenia, czy twój dochód jest stały. Zwykle sprawdza rodzaj umowy, czas pracy u obecnego pracodawcy i to, czy nie jesteś w okresie wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony może zapytać, czy pracodawca planuje ją przedłużyć. Niektóre banki zamiast zaświadczenia przyjmują wyciąg z konta z wpływami pensji albo za twoją zgodą same sprawdzają dane w ZUS. Zapytaj doradcę, które rozwiązanie jest szybsze.

Gdy w zaświadczeniu jest błąd

Sprawdź dokument od razu po odbiorze: nazwisko, daty, rodzaj umowy i kwotę. Błąd w dacie albo kwocie może opóźnić wniosek. Poproś kadry o nowe zaświadczenie z poprawnymi danymi i aktualną datą, a nie o odręczną poprawkę na starym.

Jak długo ważne jest zaświadczenie

Zaświadczenie nie ma ustawowej daty ważności, ale instytucje ustalają własne zasady. Banki zwykle przyjmują zaświadczenie nie starsze niż 30 dni, a urzędy często chcą dokumentu z określonego miesiąca. Dlatego proś o nie dopiero wtedy, gdy wiesz, kiedy złożysz wniosek.

Jeśli piszesz pismo do urzędu i chcesz dołączyć zaświadczenie jako załącznik, zobacz, jak ułożyć takie pismo, w tekście pismo urzędowe.

Gotowy wzór do skopiowania

Podmień dane w nawiasach. Usuń część o zarobkach, jeśli potrzebujesz tylko potwierdzenia zatrudnienia.

Prośba o zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach

Temat: Prośba o zaświadczenie o zatrudnieniu, [imię i nazwisko]

Dzień dobry,

proszę o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu [i wysokości wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy]. Dokument jest mi potrzebny do [wniosku o kredyt w banku / umowy najmu / urzędu].

[Bank wymaga wypełnienia własnego formularza, który przesyłam w załączniku.]

Zaświadczenie odbiorę osobiście albo proszę o przesłanie go w PDF z podpisem. Będę wdzięczny za przygotowanie go do [data].

Pozdrawiam
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko, dział]

Najczęstsze pytania

Czym różni się zaświadczenie o zatrudnieniu od świadectwa pracy?

Zaświadczenie potwierdza obecne zatrudnienie i wydaje się je na prośbę w czasie pracy. Świadectwo pracy pracodawca wydaje obowiązkowo po zakończeniu umowy.

Co zawiera zaświadczenie o zarobkach?

Zwykle przeciętne wynagrodzenie brutto albo netto z ostatnich 3 lub 12 miesięcy, rodzaj umowy, datę zatrudnienia, stanowisko i informację o potrąceniach.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?

Przepisy nie określają terminu, ale banki zwykle przyjmują zaświadczenia nie starsze niż 30 dni.

Kto wydaje zaświadczenie przy pracy przez agencję?

Agencja pracy tymczasowej, bo to ona jest twoim pracodawcą.